Cara Membuat Dashboard Kinerja Proyek dengan Google Spreadsheet
Ditulis oleh: Nabila Rizka, Noor Riana, Saka Alfita.
Memonitoring kinerja proyek sering kali menjadi tantangan, terutama ketika data perusahaan terdiri dari data dengan variasi yang tinggi. Hal ini membuat pencarian informasi terasa seperti mencari jarum dalam jerami. Keterampilan dalam mengolah data menjadi kunci untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi monitoring kinerja proyek. Saat ini, banyak platform dengan portabilitas tinggi yang dapat diakses secara gratis salah satunya adalah Google Spreadsheet.
Pada umumnya, monitoring kinerja proyek dibuat dengan menggunakan Ms. Excel. Namun demikian, Ms. Excel memiliki keterbatasan yang berupa sulitnya mengintegrasikan Ms. Excel dalam sistem online perusahaan secara real time. Oleh karena itu, penggunaan Google Spreadsheet menjadi solusi yang tepat untuk memonitoring kinerja proyek secara real time. Adanya portabilitas yang tinggi pada Google Spreadsheet tetap memiliki kelemahan, yaitu pada terbatasnya fitur untuk memvisualisasikan data secara intuitif. Pada tulisan ini, kami akan memberikan panduan dalam membuat dashboard kinerja proyek dengan Google Spreadsheet. Berikut adalah langkah-langkahnya :
Menyiapkan database proyek secara rinci;
Database proyek dapat berupa rincian kategori proyek, jumlah personil yang diperlukan dalam mengerjakan proyek, nilai proyek, kategori klien, lokasi proyek, dan durasi proyek.
Merencanakan kebutuhan informasi yang harus divisualisasikan dalam dashboard;
Pada umumnya, informasi yang diperlukan dalam monitoring proyek adalah nilai proyek berdasarkan bulan, rata-rata pekerja yang digunakan dalam setiap proyek, nilai proyek berdasarkan lokasi proyek, nilai proyek berdasarkan kategori klien, dan rata-rata durasi proyek.
Memulai tahapan pengolahan data yang terdiri dari data collecting, data cleansing, data processing, data analyzing, data interpreting, data presenting;
- Data collecting, dikumpulkan dari berbagai macam sumber data dari perusahaan, contohnya rekap invoice proyek, payroll pegawai, jadwal pelaksanaan proyek, dan rekap profil klien.
- Data cleansing, memastikan data yang dikumpulkan bebas dari kesalahan, duplikasi, dan inkonsistensi untuk menangani adanya nilai yang hilang, memperbaiki format data, dan menghapus data yang tidak relevan. Contohnya, data penjualan dari berbagai produk dan lokasi seperti pada tabel di bawah ini.
Contoh Hasil Data Cleansing
| Month | Project | Location | Sales |
| February | Long-term Plan | Malang | 300 |
| July | ABC Costing | Surabaya | 145 |
| August | Construction Planning | Yogyakarta | 250 |
| September | Construction Planning | Surabaya | 150 |
| December | Corporate Governance | Jakarta | 350 |
| January | Long-term Plan | Jakarta | 230 |
| March | ABC Costing | Bandung | 160 |
- Data processing, mengolah data yang sudah dibersihkan menjadi informasi yang sesuai dengan data input untuk menyajikan grafis. Pengolahan data dapat menggunakan Pivot Table atau secara manual menggunakan formula kombinasi IF dan Lookup Value. Data kompleks akan lebih efisien jika diolah menggunakan Pivot Table.
- Data Presenting, menyajikan data dalam format yang jelas dan mudah dipahami seperti dalam bentuk diagram, contohnya diagram lingkaran dan diagram garis.
Mengevaluasi hasil visualisasi data.
Grafis yang ditampilkan akan dilakukan reviu sesuai dengan rencana kebutuhan informasi. Aspek reviu meliputi akurasi data, ketepatan hubungan antar data, dan kesesuaian grafis dengan jenis data.
Panduan secara rinci dapat diakses melalui link berikut : Excel Sales Performance Metrics Dashboard | Tutorial #1
